Kurzprofil Assistent

Weisungsbefugt, aber dennoch eigenständig tätig sein – dieses Merkmal kennzeichnet den Assistenten. Er agiert personengebunden, ist also mit Amt und Mensch seines Vorgesetzten verbunden. Er agiert daher nicht auf die Weisungen anderer Abteilungen oder höherer Führungsgremien, sondern wird erst dann tätig, wenn sein Chef seinen Einsatz verlangt. So etwa im Rahmen von Projektplanungen, beim Koordinieren administrativer Prozesse oder im reibungslosen Ablauf aller kommunikativen Tätigkeiten. Der Assistent ist somit deutlich mehr als ein Sekretär. Zwar überschneiden sich beide Aufgabengebiete – viele Führungspersonen verfügen aber gleichzeitig über einen Sekretär sowie einen Assistenten. Während sich der Erstgenannte meist beliebig austauschen lässt, wird zum Zweiten ein tragfähiges Vertrauensverhältnis aufgebaut.

Das ist vor allem deshalb wichtig, da der Assistent einen Einblick in sensible Daten und Angelegenheiten erlangt. Er ist in die Planung bedeutungsvoller Projekte ab der ersten Sekunde eingebunden – alles, was sein Vorgesetzter weiß, weiß in der Regel auch er selbst. Auf dieser Basis wird ein hohes Maß an Vertrauen in seine Fähigkeiten gesetzt. Die ihm damit übertragene Verantwortung ist oftmals mit jener seines Vorgesetzten zu vergleichen – nicht selten ist es übrigens der Assistent, der seinen Chef im Krankheitsfalle ersetzt oder der dessen Posten später einmal gänzlich übernimmt. Beide Personen ergeben im Idealfalle ein schlagkräftiges Führungsduo, das den Herausforderungen des beruflichen Alltages gewachsen ist.

Der Assistent muss daher kommunikativ auf sehr hohem Niveau agieren. Er ist teamfähig und bereit zur Kooperation. Seinem Vorgesetzten hilft er einerseits durch seine weisungsbefugte Arbeit – andererseits dadurch, dass er auch eigenständig jederzeit fähig ist, künftige Schritte zu erkennen und diese umzusetzen oder ihr Gelingen zumindest vorzubereiten. Insbesondere die dem Assistenten zukommende Empathie trägt meist den Schlüssel zum Erfolg in sich: So weiß er, wann er in welcher Tonlage mit seinem Vorgesetzten sprechen kann oder wie er wichtige Informationen weiterzugeben hat – der Assistent reift damit in vielen Projekten zu einer tragenden Säule des angestrebten Fortschritts.

Es gibt keinen klassischen Ausbildungsberuf, der mit der Befähigung zum Assistentenamt beendet wird. Dennoch ist der Assistent aus vielen Arbeitsbereichen kaum mehr wegzudenken. Speziell in den Führungsetagen der Wirtschaft oder der Administration wird sein Posten neben jenem des Leiters stets fest eingeplant. Dabei handelt es sich in der Regel aber um solche Personen, die über eine Ausbildung oder ein Studium bereits den Einstieg in das Berufsfeld gefunden haben. Sind die ersten Stufen der Karriereleiter erklommen, so wird statt im angestrebten Chefposten zunächst eben die Qualifikation als Assistent bewiesen. Üblicherweise kommen dafür also Mitarbeiter in Betracht, denen ein rascher Werdegang zugetraut wird.

Neben dem fachlichen Wissen wird dabei die Eignung zur Führungsperson vorausgesetzt. Auch in diesem Punkt unterscheidet sich der Assistent etwa vom Sekretär. Er unterstützt die Arbeit seines Vorgesetzten auf unterschiedlichen Ebenen, gestaltet sie damit effizienter und zielorientierter – mögliche Probleme werden durch ihn oft schon im Vorfeld erkannt und bereinigt. Gute Sprachkenntnisse, der Aufbau eines Netzwerkes aus Kontakten, Teamfähigkeit sowie die Kenntnisse seines Berufsumfeldes helfen dem Assistenten, den ihm übertragenen Job zu erfüllen. Und damit jener durch das Unternehmen in ihn gesetzten Verantwortung gerecht zu werden, die helfen soll, gemeinsam mit seinem Vorgesetzten Großes zu erreichen.

Da es keinen zum Assistentenposten führenden Ausbildungsberuf gibt, lässt sich auch keine feste Definition des Jobs und seiner Inhalte finden. Dieses Manko bedeutet zugleich, dass ebenso eine übliche Gehaltsstruktur kaum vorhanden ist. Dennoch ist bei den meisten Assistenten davon auszugehen, dass sie eine Ausbildung oder sogar ein Studium in ihrem Fachbereich absolviert haben und dass sie in ihrem Amt eine wichtige Funktion übernehmen. Ein Einstiegsgehalt in Höhe von 2.000 Euro pro Monat sollte daher als fair angesehen werden – darf allerdings nur das untere Ende der Lohnmöglichkeiten darstellen. Insbesondere in großen Unternehmen können Assistenten der Geschäftsführung ein lukratives Gehalt erwarten.

Häufig wird der Assistent mit dem Sekretär verglichen. Das mag insofern stimmen, als dass beide Personen eng mit dem Vorgehen ihres Vorgesetzten verbunden sind, sie also dessen beruflichen Alltag tatkräftig erleichtern. Allerdings darf dabei nicht übersehen werden, dass dem Assistenten eine deutlich höhere Machtfülle zukommt.