Mit dem Gesetz im Einklang stehen
Um überhaupt Homeoffice durchsetzen zu können, bedarf es zunächst einer einvernehmlichen Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es sollte ein Vorteil für beide Seiten darstellen, erst dann macht es Sinn, solch eine Vereinbarung schriftlich in einer Zusatzvereinbarung festzuhalten. Denn Vorsicht: Sollte der Arbeitnehmer Widerwillens ins Homeoffice geschickt werden, wird der Arbeitgeber vor dem Arbeitsgericht immer am kürzeren Hebel sitzen. Falls der Arbeitgeber es dennoch von seinem Mitarbeiter verlangt, so kann sich der Angestellte auch weigern. Eine Kündigung seitens des Arbeitgebers ist in dem Fall rechtswidrig und man hat lediglich die Möglichkeit nachzugeben und den Mitarbeiter weiterhin vom Büro aus arbeiten zu lassen oder für die geplante Zeit im Homeoffice bezahlt freizustellen. Denn einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es nicht. Wenn der erste Schritt – die Entscheidung für die Homeoffice-Lösung – getan ist, folgt eine sorgfältige Planung für jeden einzelnen zukünftigen Homeoffice-Mitarbeiters.
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Das Vertragsmuster ist ein Hilfsmittel und hilft bei etwaigen Formulierungen. Vor seiner Verwendung sollte der Vertrag von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater geprüft und auf Ihre Bedürfnisse und Risiken angepasst werden.
Ist eine Kontrolle der Arbeitsleistung im Homeoffice möglich?
Eine Kontrolle ist nur eingeschränkt möglich und der Arbeitgeber sollte dem Arbeitnehmer einen Vertrauensvorschuss entgegenbringen. Wir haben Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern werden, einen Überblick über die Leistungen Ihrer Arbeitnehmer zu behalten.
Tipp 1
Tipp 2
Tipp 3
Tipp 4
Was muss der Arbeitgeber nun zur Verfügung stellen, damit Arbeitnehmer produktiv im Homeoffice arbeiten können?
Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist Pflicht
Unabhängig von der Betriebsgröße ist ein ergonomischer Arbeitsplatz Pflicht. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bezeichnet diesen Paragrafen als „eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten“. In der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) wird es dagegen schon konsequenter geregelt und ergonomische Mängel am Arbeitsplatz werden bei der Gefährdungsbeurteilung trotz offensichtlicher physischer Mängel als psychische Belastung zugeordnet.
Was macht nun einen ergonomischen Arbeitsplatz überhaupt aus?
- Der Stuhl sollte der Kniekehlenhöhe entsprechen und ungefähr zwei Fingerbreit Platz von der Sitzvorderkante zur Kniekehle aufweisen.
- Der Stuhl muss mindestens 40-48 cm breit sein.
- Der Rücken sollte festen Kontakt zur beweglichen Rückenlehne haben.
- Die Armlehne sollte auf Tischhöhe eingestellt sein.
- Der Schreibtisch sollte mindestens 72 cm hoch und 80 x 160 cm groß sein.
- Der Sichtabstand zum Monitor sollte mindestens 50 cm beinhalten und die Tastatur mindestens 10 cm von der Tischkante entfernt sein.
- Der Bildschirm sollte im 90°-Winkel zum Fenster stehen
- Die optimale Raumtemperatur beträgt 20-22°C.
- Der Lärmpegel darf 55 db nicht überschreiten.
- Eine 40 – 60%ige Luftfeuchtigkeit ist optimal.
Einverständniserklärung zur Überprüfung des Arbeitsplatzes im Homeoffice
Nachdem die Frage geklärt ist, ob der Mitarbeiter sich zu Hause einen ergonomischen Arbeitsplatz einrichten kann, sollte der Arbeitgeber dies auch vor Ort prüfen. Dafür benötigt man das Einverständnis des Mitarbeiters, die dem Arbeitgeber erlaubt, den Arbeitsplatz im Homeoffice regelmäßig zu prüfen. In diesem Fall kann eine für beide Parteien akzeptable Einigung in der Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden. Wenn der Arbeitnehmer nicht bereits ein vernünftig ausgestattetes Homeoffice zur Verfügung hat, muss man als Arbeitgeber Arbeitsmittel kostenfrei zur Verfügung stellen. Dazu gehört eine funktionierende Hardware wie Laptop oder PC, ein Headset, eine Maus und Tastatur und alles, was sonst auch im Büro benötigt wird. Damit die Arbeit von zu Hause problemlos verrichtet werden kann, benötigt der Arbeitnehmer zudem ein gutes Internet. Sollte keins vorhanden sein, muss der Arbeitgeber auch hierfür aufkommen.
VPN-Netwerk und Datenschutz
Die Rechner müssen mit einem VPN-Netzwerk eingerichtet werden. Virtual Private Network (VPN) ist wichtig, damit der Mitarbeiter auch von zu Hause aus Zugriff auf die betriebsinternen Ordner hat. Somit wären wir auch bei einem weiteren sehr wichtigen Thema, das vor allem in den letzten Jahren so manch einem Unternehmen den letzten Nerv geraubt hat – Der Datenschutz! Es ist sehr wichtig, dass alle Dokumente, die nicht nach Außen gelangen dürfen, mit einem Passwort verschlüsselt werden.
Was, wenn ein Arbeitnehmer alle Arbeitsmittel bereits zuhause hat?
In diesem Fall hat der Arbeitnehmer sogar ein Anrecht auf eine Art „Arbeitsplatz-Miete“. Darunter fallen die Anschaffung von Büromaterial, Telekommunikationskosten, die laufenden Raumkosten (Miete, Nebenkosten) sowie Stromkosten für die Benutzung der Arbeitsgeräte. Dieser Punkt sollte ebenfalls unbedingt in der Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden.
Die wichtigsten Regelungen, die in der Vereinbarung festgehalten werden müssen, zusammengefasst:
- Anzahl der Home-Office-Tage
- Pausenzeiten
- Arbeitszeiterfassung
- Vergütung von Mehrarbeit
- Kostenübernahme der Arbeitgeber für IT, Telefon- und Internetanschluss
- Ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber Zugang zum Heimarbeitsplatz erhält
- Bedingungen für die Beendigung des Home-Office z.B.: betriebliche Umstrukturierungen, Projektarbeiten etc.
- Wünsche des Arbeitnehmers, wie z.B.: zeitlich begrenzte telefonische Erreichbarkeit oder flexible Arbeitszeiten etc. (es sollte ein klarer Mehrwert für den Arbeitnehmer hervorgehen)
- Eine Einigung über den verbleibenden Versicherungsschutz, denn der gängige Versicherungsschutz entfällt bei Home-Office. Ein Beispiel wäre, wenn der Arbeitnehmer sich beispielsweise auf den Weg vom Arbeitsplatz zur Toilette oder in die Küche begibt, dann greift die gesetzliche Unfallversicherung bei einem Arbeitsunfall nicht. Denn der Gesetzgeber kann nicht die private Einrichtung in einer Wohnung oder einem Haus beeinflussen.
Fazit: Homeoffice aus Sicht der Arbeitgeber - das Wichtigste zusammengefasst
Das Anbieten von Homeoffice-Lösungen steigert nachweislich die Arbeitgeberattraktivität und es können gleichzeitig Kosten eingespart werden. Außerdem steigt nachweislich die Produktivität der Mitarbeiter im Homeoffice und Kollegen in Elternzeit können schneller wieder in den Berufsalltag einsteigen. Es gibt keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice – weder von Arbeitnehmer- noch von Arbeitgeberseite. Eine umfassende Kontrolle ist nur eingeschränkt möglich – Vertrauen Sie Ihren Mitarbeiten und führen Sie relevante Ziele und Kennzahlen ein. Dem Arbeitnehmer muss ein ergonomischer Arbeitsplatz und sämtliche Arbeitsmittel, die er für die Arbeit im Homeoffice benötigt zur Verfügung gestellt werden. Zur Überprüfung der Arbeitsplatzsituation benötigt der Arbeitgeber eine Einverständniserklärung vom Mitarbeiter. Es muss ein VPN-Netwerk eingerichtet und Datenschutzmaßnahmen eingeführt werden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wann ist eine Zusatzvereinbarung sinnvoll?
Haben Arbeitnehmer Anspruch auf einen ergonomischen Arbeitsplatz?
Welche Arbeitsmittel muss ich als Arbeitgeber zur Verfügung stellen?
Wenn der Arbeitnehmer noch kein vernünftig ausgestattetes Homeoffice zur Verfügung hat, muss sich der Arbeitgeber kostenlos um die Ausstattung mit Arbeitsmitteln kümmern. Dazu gehört eine funktionierende Hardware wie Laptop oder PC, ein Headset, eine Maus und Tastatur und alles, was sonst auch im Büro benötigt wird.
